Como lidiar con interesados (stakeholders) problemáticos

Todo proyecto de cualquier área tendrá que enfrentar tarde o temprano algún participante o interesado problemático (Ej. Usuarios finales, Clientes, jefes de departamento, integrantes de equipo, etc.), diversas pueden ser las situaciones, amenaza para la agenda personal, estabilidad, resistencia al cambio o a las nuevas tecnologías.

Para lidiar con esto, en primer lugar debe entenderse su visión de la organización, motivaciones y objetivos, para luego desarrollar estrategias en función de sus niveles de influencia y participación en el proyecto.

Presentamos a continuación algunas estrategias para entender las motivaciones de los interesados problemáticos, contrarrestar su influencia e inclusive ganar su cooperación.

Entender las motivaciones y niveles de influencia de los interesados (stakeholders)

• Dedicar tiempo a entender las motivaciones detrás de la crítica y resistencia. 

• Conversar con el staff (subalternos) y pares. 

• Entender claramente sus metas y objetivos, colocando especial atención en el trabajo que hacen en la organización, como lo hacen y como les afecta el proyecto. 

• Determinar cuáles son sus expectativas y lo que espera ganar del proyecto. 

• Colóquese en los zapatos del interesado, entienda su visión de la organización y del proyecto. 

• Determine si el proyecto le agrega o quita valor a su área funcional de alguna forma. 

• Si participa directamente en el proyecto, preguntarle que problemas ha encontrado realizando el trabajo. 

• Identificar si existe alguna manera de satisfacer sus objetivos sin poner en riesgo el éxito del proyecto. 

La importancia de la gestión de los interesados (Stakeholders)

Tanto las metodologías de gestión de proyectos Prince2® como el Project Management Institute (PMI) le dan una importancia fundamental a manejar adecuadamente las expectativas de los interesados. Cada método tiene procedimientos aplicables al área.

Estrategias para lidiar con interesados problemáticos cuando su participación es clave

• Darse cuenta que no es posible complacer a todos los interesados en todos los aspectos del proyecto. 

• Los objetivos y metas del proyecto deben ser claros y establecidos al principio del proyecto. 

• Involucrar a todos los interesados clave desde el principio del proyecto, haciéndoles participar en la toma de decisiones. 

• Tome en cuenta las expectativas de los interesados claves. 

• Asegure la transparencia en la forma de llevar el proyecto y evite agendas ocultas. 

• Cuando modificaciones aceptables al proyecto eliminen las objeciones de ciertos interesados, realizar dichas modificaciones, de esta forma, podría transformarse su opinión negativa en neutral o positiva. 

• Si es posible, alinear los objetivos y el valor proporcionado por el proyecto con los puntos de interés de los interesados, siempre y cuando no estén en conflicto. 

Estrategias para lidiar con interesados problemáticos no claves y de baja influencia

• Aunque su participación no sea clave, las expectativas deben ser tomadas en cuenta para evitar resistencia.

• Si es posible, evite la participación de implicados negativos en actividades críticas del proyecto.

• Realicé alianzas con otros implicados que estén de acuerdo con el proyecto, ellos podrían ayudar a convencerlo de los beneficios del proyecto. 

• Hacer seguimiento y cumplir con los compromisos asumidos con los implicados. 

• Ganar su confianza manteniéndoles informados de los avances del proyecto. 

Conclusión

Las grandes organizaciones son complejas redes de relaciones, alianzas, agendas personales, grupos de poder y niveles de influencia. Implicados problemáticos cuya participación es clave para el éxito del proyecto deben ser atendidos de inmediato con estrategias directas.