PMBOK 5ta edición: Gestión de datos, información y los reportes del proyecto

Como se gestiona la información del proyecto 

Como resultado de estos cambios en el manejo de los datos de desempeño del proyecto, en el PMBOK 5ta edición, se redefinieron las entradas y salidas de varios procesos de ejecución y de control.

A continuación se describe como se procesa la información de desempeño de proyectos en el PMBOK 5ta edición:

• Primero los Datos de desempeño del proyecto son registrados en las actividades del día a día. Esto forma parte del proceso de “Dirigir y Gestionar el trabajo en el proyecto” (Proceso 4.3 del PMBOK). Esto incluye por ejemplo mediciones de trabajo físico completado, mediciones técnicas de calidad, fechas de inicio y fin real de las actividades, número de solicitudes de cambios, número de defectos, costos reales, duraciones reales, ect.

• Luego los datos sirven de insumo a diferentes procesos de Monitoreo y Control, específicamente:
• Validar alcance (Proceso 5.5 del PMBOK). 
• Controlar alcance (Proceso 5.6 del PMBOK). 
• Controlar cronograma (Proceso 6.7 del PMBOK). 
• Controlar costos (Proceso 7.4 del PMBOK). 
• Controlar calidad (Proceso 8.3 del PMBOK). 
• Controlar comunicaciones (Proceso 10.3 del PMBOK). 
• Controlar procuras (Proceso 12.3 del PMBOK). 
• Controlar riesgos (Proceso 11.6 del PMBOK). 
• Controlar la participación de interesados (Proceso 13.4 del PMBOK). 

• Por medio de estos procesos, los datos de desempeño se transforman en la “Información de desempeño” del proyecto, produciendo entregables como:
• Estatus de los entregables. 
• Estatus de implementación de las solicitudes de cambio. 
• Proyecciones y estimados sobre la fecha fin del proyecto. 

• Esta información de desempeño del proyecto es luego integrada en el proceso “Monitorear y controlar el trabajo en el proyecto” (4.4 del PMBOK), produciendo Reportes de desempeño del proyecto, como por ejemplo:
• Reportes de estatus. 
• Memos. 
• Justificaciones. 
• Tableros electrónicos (Dashboards). 
• Recomendaciones. 

En las organizaciones que cuentan con una oficina de Gestión de Proyectos (PMO), está puede desempeñar un papel importante en la producción de estos reportes, producir alertas y recomendaciones de decisiones.

• Los diferentes interesados (Stakeholders) del proyecto revisan estos reportes y toman acciones, según sus niveles de autoridad y roles en el equipo de proyecto. En caso de que sea necesario hacer cambios: 
• Se inicia el proceso de “Control de cambios integrado” (4.5 del PMBOK).
• Este produce solicitudes de cambio que pudieran producir cambios en el Plan de Gestión del Proyecto, actualizando el mismo por medio del proceso de “Desarrollo de Plan de Gestión” (4.2 del PMBOK). 
• Otras posibles acciones es la comunicación de información a diferentes interesados, por medio de “Gestionar comunicaciones” (Proceso 10.2 del PMBOK), y cambios en la forma de trabajar o integrantes del equipo por medio de “Gestionar el equipo de proyecto” (Proceso 9.4 del PMBOK). 

En la siguiente figura se muestra el flujo de información de proyecto:

Imagen de: PMBOK 5ta Edición